如何判断哪些活能交给定时任务，以及护栏怎么设

你刚跑通第一个定时任务，很爽，第二天就想把手上所有重复的活都设成自动的：每天整理文件、每周发周报、每月清理旧文件、客户超过 3 天没回就自动发消息跟进。

这里面有几件不该交出去。 而它们的共同点不是难，是出错的时候你不在场。

这一节讲两件事：怎么判断一件活该不该交给它自动跑，以及决定要交之后，护栏怎么设。

第一部分：该不该交出去

6 个问题，一条不过就先别设

对着要交出去的这件活，问自己：

一，它真的会重复吗？ 每周至少一次。一个月一次的活，你设置和调试的时间比手动做还长。

二，输入稳定吗？ 每次开始的时候，材料是不是都在同一个地方、同一种格式。今天从邮件里翻、明天从群里找的，自动化跑不了。

三，步骤每次都一样吗？ 中间需要你临场看一眼再决定怎么走的，不能交。

四，结果能验收吗？ 你能不能用一句话说清楚「什么样算干成了」。说不清楚，你就永远不知道它跑对没跑对。

五，失败了能恢复吗？ 它跑错一次，你能不能撤回来。撤不回来的，慎重。

六，权限可控吗？ 它要动的东西，范围能不能限死在一个你划定的小圈子里。

再加一条硬的：这套指令你必须已经手动跑通过至少 3 次。 没手动跑通就直接设成自动的，等于把一个没验证过的东西放进一个没人看着的地方。

有 4 类活，不管多重复都不要交

第一次联系客户。 措辞、时机、称呼，这些全是判断，错一次这个客户就没了。

审批和付款。 不用解释。

群发消息。 发出去收不回来。而且群发的错误是公开的，一个错别字全公司都看见。

删除文件。 这一条最要命，因为它平时看起来最安全。删除任务跑对了 20 次，第 21 次因为一个路径变量没取到值，删掉了整个上级目录。

这 4 类的共同点：一旦做错，代价是不可逆的、或者是对外的。 自动化真正的风险不在能力，在无人值守。你不在现场，出问题没人拦。

自动化真正省下的不是那几分钟

有个常见的算账方式：这活我手动做 5 分钟，一个月做 4 次，省 20 分钟，不值得。

这个账算错了。

它省的不是那 20 分钟操作时间，是「这件事还得我记着」的那份占用。一件你必须每周三想起来的事，会在你的后台一直挂着，处理正事的带宽就少一块。

所以判断值不值得，看的不是耗时，是它占不占你的脑子。 一件 2 分钟但你老忘的事，比一件 20 分钟但有固定流程的事更值得交出去。

第二部分：决定要交了，护栏怎么设

把生成和执行拆成两层

这是这一节最要紧的一条。

同一个任务里，「做出一份东西」和「把这份东西发出去或者写进去」是两个性质完全不同的动作。

前一个错了，你删掉重来。后一个错了，收不回来。

所以指令里要把它们切开：

完成分析之后，列出你打算发送的对象和消息正文，等待我确认。
未经我确认，不要发送任何消息、不要创建会议、不要修改任何外部文档。

大部分任务应该只跑到生成层为止。 它把东西做好放在那儿，你早上花 30 秒看一眼再决定发不发。这 30 秒换掉的是「它半夜把一份错的东西发给了客户」这种事故。

产出先落草稿区，不要直接落终点

即使不涉及对外发送，产出也不要直接写到最终位置。

给它一个专门的输出文件夹，所有产出先落那儿。你确认之后再挪到该去的地方。

这一条防的是一类很具体的事故：一份含薪资的表格被自动生成后直接放进了一个共享目录，而那个目录整个部门都能看。生成本身没错，错在它落地的位置。

权限给到刚好够用，不要给整个文件夹

给它读写权限的时候，很多人图省事，把整个「财务」文件夹交出去。

然后某一次它在日志里记录了处理过的文件路径，那份日志里就出现了全员薪资文件的完整路径。

正确的做法是给它一个专门的工作目录，结构分 3 层：

输入：这次要处理的材料的副本，不是原件。 输出：它的产物，等你确认。 日志：它的执行记录。

输入放副本不放原件，这一条别省。 原件在别的地方待着，它够不着，就不可能被改坏。

而且目录小还有一个好处：出问题的时候范围小，你一眼能看出哪儿不对。

删除类的任务，3 样都要写死

如果确实需要它做清理，范围、时间、文件类型，3 样必须同时说清楚，缺一样都会变成事故：

只处理「下载」这一个文件夹，不进入任何子文件夹以外的位置。
只处理修改时间超过 30 天的文件。
只处理扩展名为 .tmp 和 .dmg 的文件。
先把符合条件的文件复制到「待清理备份」文件夹，确认复制完成之后，再删除原文件。
任何一步失败，立即停止，不要继续。

顺序永远是先备份、后清理，不能反。 反过来的话，删完发现删错了，备份还没做。

而且第一次跑的时候，把最后那个删除动作去掉，只让它列出「我打算删这些」，你看一遍。看着没问题，下次再放开。

每一条任务都要有 3 样东西

设置完之后，检查这 3 样在不在，缺一样这条任务就不该上线：

有人负责。 就是你。你得知道这条任务是干什么的、什么时候跑、产物在哪。任务名写清楚，别叫「任务 1」，叫「每周五 17 点归档本周客户文件」，3 个月后你看名字就懂。

有告警。 它跑完要通知你，跑失败更要通知你。

有停用的办法。 你得知道去哪儿把它关掉。这个听起来是废话，直到某天它开始每 10 分钟发一次消息，而你在开会。