如何把你自己说不清的做事规则固定下来

每个月做报销单，你都要重新跟它说一遍：哪些票能报、金额怎么归类、表格要带线框、日期用哪种格式。说到第 3 遍，你想把这套东西固定下来，于是打开一个空文档，准备写一份操作说明。

然后你就卡住了。

因为你干这活的时候根本没在想规则。 你是看到一张票，扫一眼，就知道它该进哪一栏。这个判断在你脑子里只花了半秒，写成文字要写三段，而且写完你自己看着都觉得不对。

这一节讲的就是这个卡点：怎么在讲不清规则的情况下，把一套做法固定下来。

先判断这件事值不值得固定

不是所有重复的活都该固化。同时满足这 4 条才值得动手：

一，它重复过 3 次以上。 一年干两次的事，固化的成本比手动做还高。

二，输入和输出都是明确的。 你能说清楚每次开始的时候手上有什么，结束的时候要交出什么。说不清的，先手动做两轮。

三，中间有稳定的规则。 每次都按同一套逻辑走，只是数据不同。需要创造力的活不算，比如写一篇有观点的文章，那个不该固化，固化了就变成套路文。

四，你手上已经有做对过的结果。 这一条最容易被忽略，也是下面整套办法能成立的前提。

反过来，这几种别碰：一次性的临时任务、每次逻辑都不一样的活、需要你临场判断才能定的事、结果好坏没有客观标准的活。

关键的一步：别写规则，给样本

这是整节的核心。

传统的做法是让你先想清楚流程，写成文字，再交给它。这条路对老手是走不通的，因为你的经验大部分是隐性的，你说不出来。

反过来走。

你不描述规则，你给样本。 给它两样东西：这件事开始时的原始材料，和你人工做完、确认无误的结果。让它自己去反推中间发生了什么。

这两份文件是同一件事的前后两端。
《7月原始票据.xlsx》是我拿到的原始材料，《7月报销单-已确认.xlsx》是我人工处理完、财务已经收下的成品。

你的任务不是重做一遍，是把中间的规则反推出来。逐条告诉我：
1. 字段是怎么对应的，原始材料里的哪一列变成了成品里的哪一列
2. 有没有做过核对，核对的是什么
3. 有没有做过拆分或者合并，按什么标准
4. 汇总是怎么算的，用了什么公式
5. 哪些行被剔除了，你推测的剔除理由是什么

不确定的地方直接说不确定，不要猜一个合理的解释。

它给你的这份东西，你不是拿来用的，是拿来改的。

它会推出 12 条规则，其中 9 条对，2 条错，1 条是它编的。你看着这 9 条会突然想起第 10 条：「对，还有一条你没看出来，跨月的票要按发生月份归，不按报销月份。」

这就是这个办法真正的价值。让你描述自己的全部经验，很难。让你判断一个结果对不对，很容易。 它推错的地方，会把你脑子里那些说不出来的规则勾出来。

样本给 2 到 3 组，不同月份的，效果比给 1 组好得多。1 组它分不清哪些是规则、哪些是那个月的偶然情况。

第二步：把补出来的规则合成一份完整的话

它推的加上你补的，凑成一份完整的规则说明。这一份要说死到什么程度，看这两条的差别：

模糊的：把票据按类别归类，算出总额。

说死的：

处理规则：
1. 按票面「项目」字段归类，归入这 6 类：差旅、餐饮、办公用品、交通、通讯、其他
2. 跨月票据按发生日期归属月份，不按提交日期
3. 单张超过 500 元的，在备注列标注「需附审批单」
4. 金额与明细合计不符的，不要自行修正，单独列进「待核对」清单
5. 输出的表格必须带线框，字段顺序固定为：日期、项目、类别、金额、备注
6. 任何一张票信息不全、判断不了归哪类的，保留原样进「待确认」，不要猜

第 4 条和第 6 条是这份规则的安全阀。 前面 3 条是让它干活，这两条是让它在干不了的时候老实说。

第三步：先跑真活，别先做技能

顺序不能反。

拿这份规则，用真实材料手动跑 2 到 3 遍。 就是在对话里一句句下指令，跑完检查结果。

为什么要 3 遍：第一遍对，可能只是运气。第二遍对，可能只是那批材料恰好规整。第三遍才开始暴露规则里的洞，比如你没想到会有一张票同时属于两类，没想到有人把金额填成了文本格式。

这 3 遍的真正产出不是那 3 份成品，是一份被现实修正过的规则。

而且这 3 遍里最值钱的，是你每次说的那句「这里不对，应该这样改」。你那套讲不清的标准，就藏在这些话里面。 每说一句就记一句，这些话最后全都要进规则。

第四步：固化，并且只固化该固化的部分

规则跑稳了，再让它把这套东西存成一个能一句话调用的技能。

有一条边界要提前想清楚：能用公式算的就写成公式，能用固定步骤做的就写成固定步骤，只有真正需要理解语义的部分才交给模型判断。

举个具体的：金额求和、按类别分组、日期格式转换，这些是确定的运算，写成公式或者脚本，每次结果一模一样。而「这张票的项目名写的是『客户交流』，它到底算餐饮还是算差旅」，这个需要理解，交给模型。

混在一起全交给模型，是这件事最常见的退化方式。 交出去的确定性越多，它跑出来的结果越不稳定。你会发现同一批数据跑两遍，合计数差了 3 块钱。

创建的时候要求它先展示再动手：

把上面这套规则做成一个技能。
触发词、输入要求、执行步骤、输出格式、异常处理、禁止的动作，这 6 样都要写清楚。
其中金额计算、分组、日期格式化用确定的运算完成，不依赖你的临场判断。

先把这个技能的完整结构展示给我看，我确认之后再创建。

最后那句别省。 它生成技能的时候会自己补一些你没说过的规则，展示出来你才看得见它补了什么。

一件要提前接受的事

第一次做出来的东西，一定是不对的。

你会在检查成品的时候发现「表格缺了财务要的线框」「小计那行位置不对」「有一列多余的」。这些细节你在坐下来写规则的时候一条都想不到，只有在看到一份具体的、错的成品时才想得起来。

所以别指望一次做成。把返工本身当成原料，每一次「这里不对」都写回规则里。

跑通 3 次真活之后，这套东西才算能用。在那之前，它是个半成品，不是你的技能。