如何让它写出一份能直接交的汇报，而不是流水账
周一上午要交季度汇报。你把三份数据表和上季度那版 PPT 拖进去，说了一句「帮我做一份季度汇报」，两分钟后它给了你 22 页。每页标题写着「数据分析」「市场概况」「下季度展望」，正文是把你给的数字换个说法念了一遍。你一页都用不上。
这一节讲怎么从一堆散材料，做出一份能直接交出去的东西。
问题不在它不会做 PPT。问题是你那句话里，没有一个它能拿来做判断的信息。
动手之前：花 30 秒判断这份东西是给谁看的
三种，做法完全不同。
阅读型：发出去，别人自己看，你不在场。这种每页字要够，逻辑得自己站得住。 演讲型：你站在前面讲，它只是背景板。这种每页字越少越好，一页一个论点。 汇报型：领导一边听你说一边翻。标题要能独立读懂，细节压在下面。
判据只有一句：没有我在旁边讲解，这份东西需要被读懂吗？
这 30 秒决定后面所有事。它做出来的东西是流水账，多半是因为你自己也没定这件事。
第一步：先只让它读，不让它写
一上来就让它做，它只能靠猜。先让它盘一遍你手上有什么。
用只读的方式提这个要求，明确说这一步不要生成任何成品：
先不要生成任何文档。读一遍我给你的这几份材料，把里面的内容分成三类列出来：
1. 能直接用的数据，标出它在哪个文件的哪一部分
2. 需要更新的旧结论，说明为什么你判断它旧了
3. 我还缺的证据，也就是这份汇报要成立、但材料里现在没有的东西
第三类是这一步真正的产出。 前两类你自己翻一遍也知道，第三类是你翻不出来的。它会告诉你「你要讲增长，但材料里只有 7 月单月的数，没有对比基期」，这一句能省掉你后面返工两轮。
第二步：让它反过来问你
材料盘完，别急着要大纲。让它先当追问的那个人：
围绕这份汇报，你来问我问题，一次问一个，直到你能确定这两件事为止：这份东西给谁看、我希望对方看完做出什么决定。我回答得含糊你就继续追。
它会问「决策人是老板还是部门负责人」「你是要他批预算，还是只是让他知道」。你被问出来的那些回答，才是这份汇报真正的骨架。
第三步：把数据口径钉死
这一步不做，后面会出一种最难查的错：数字看着都对，但来自三个不同的地方。
动手前明说：
数据以「Q3销售明细.xlsx」为唯一准确口径，另外两份只作参考，不作为结论依据。
所有出现在成品里的数字必须来自我提供的材料，并在页面上标出来自哪个文件。
材料里没有支撑的地方，写「待补数据」占位，不要生成示意性的数字。
最后那句是重点。 不写这句，它遇到缺口会自己填一个看起来合理的数。那种数字最危险，因为它长得跟真数一模一样，你在会上念出来才发现。
第四步：先要大纲，标题必须是观点句
正文生成之前，先看大纲。
要求每一页的标题是一句有观点的话，不接受名词短语。「市场概况」是名词短语，「华东增速已经连续两个季度低于华南」是观点句。
验大纲的办法只有一个：把所有标题按顺序连起来读一遍。
连起来是一段能听懂的话，这份东西的逻辑就是通的。连起来是「数据分析、市场概况、问题梳理、下季度展望」，那它就是个目录，不是个论述，做出来一定是流水账。
大纲上省下的每一分钟，会在成品阶段十倍还给你。
第五步：生成之后，第一件事是验它能不能改
拿到文件先别看内容。用你平时用的那个软件真打开它，改一个字号、插一张图、拖动一个元素。
改不动的文件等于没有。有些生成出来的页面是整块的，看着是 PPT，实际上每一页是一张图，你在会前十分钟想改个数字都改不了。
这一步 30 秒，但它决定这份文件是不是废的。
第六步：逐页看，不看缩略图
缩略图看不出问题。要一页一页翻，重点看这几样：
字号有没有跳（同一层级的标题，前后页大小不一致） 图表的单位在不在（万元和元差 4 个数量级，它经常把单位丢了） 同一个数字在不同页上一不一致（第 3 页说增长 12%，第 9 页说 15%，这种最丢人） 有没有文字溢出（在你这儿看着刚好，投屏或者换台电脑就出框） 换台电脑还能不能看（用了本机才有的字体，到会议室的机器上全变样）
能导出成 PDF 的，导一份再对照着看一遍。PDF 会把很多在编辑器里看不见的排版问题暴露出来。
会栽的四个地方
一条指令要求它「写报告、做 PPT、发给老板」。 生成和发送必须分开。串在一起，你连中间检查的机会都没有，而发出去是收不回来的。
它排得太花。 生成的东西常常动画一堆、配色五种。交出去之前把这些减掉，正式场合花哨等于不专业。
图表里的数据被它改写了。 它有时候会为了让图好看，把数据做简化或者取整。图表出来之后，拿原表核对一次关键数字。
导出之后格式丢了。 换个格式保存，字体、行距、图表样式都会变。真要交的那一版，用最终会被打开的那个软件确认一遍。
有四件事它替不了你
对听众的判断。 台下坐的人关心什么、烦什么、听到哪句话会打断你，它不知道。
品味。 什么叫做得体面，是你的标准，不是它的。
取舍的勇气。 砍掉那页你熬夜做的图，因为它跟主线无关，这个决定它做不了。
现场。 有人当场提问，你怎么答。
这四样决定了这份东西最后有没有用。前面那六步，是把你从排版和搬运里解放出来，让你有时间去想这四样。