如何在它处理表格的时候保证一行都不丢

那份供应商对账表有 200 行。你打开对话框，把文件拖进去，打了一句「帮我整理一下这张表」。

两秒钟，它交回来一张干干净净的表。列对齐了，格式统一了，看着比原来舒服得多。

你往下拉，拉到底，第 47 行就没了。

这一节讲第一次把表交出去要交代到什么份上，以及交回来之后该验什么。

那 153 行是怎么没的

它不是随机删的。每一刀都有它自己的道理：

「张三供应商」和「张三物流」被合并了，因为名字像。 三笔不同日期的同名交易被合成了一条，因为金额接近。 「信息不完整」的行被直接删了，因为在它看来那些行没用。

这 3 件事都是「整理」这两个字的合法解释。 你说整理，它就得决定什么叫整理，而它决定的时候不会问你。

所以这件事的根子不在它笨，在于你把口径的决定权交出去了，而你并不知道自己交了。

派活之前先回答 5 个问题

一句「帮我分析一下这个表」，是被点名过的错误写法。换成先答这 5 问：

一，目标是什么。 不是「整理」，是「把这 200 行按供应商汇总，算出每家的应付总额」。 二，谁看。 给财务对账的和给老板看趋势的，出来的东西不是一个东西。 三，材料有哪些。 就这一张表，还是要跟另外两张对。 四，输出成什么形态。 一张表、一份报告，还是几个数。 五，怎么算做对了。 这一条最常被跳过，也最要紧，下面单说。

答完这 5 问，你的指令自然就长了，而长的指令不是啰嗦，是把它替你做的那些决定收回来。

给规则，别给形容词

「洗干净点」它不懂。这不是它理解力的问题，是这句话本身就没有可执行的内容。你自己也说不出洗到什么程度算干净。

「渠道名统一成微店」它绝不翻车。因为这句话里没有任何需要它判断的东西。

判断一条要求写没写对，就问一句：这句话交给两个不同的人执行，会不会得到两个不同的结果。 会，就是形容词，得改。

三条写死在指令里的护栏

这 3 句几乎是所有表格类任务的通用开头，抄进去就行：

不要修改或覆盖原文件，所有结果另存为新文件名。

处理完告诉我：读进去多少行，输出多少行，中间因为什么原因去掉了多少行。

缺失值和异常值只标出来，不要删除、不要猜测、不要自动填 0。处理建议单独写一列，等我确认。

第一句防的是原件被毁。 一旦它把结果写回了原文件名，你连比对的基准都没了。

第二句是行数守恒。 传进去 200 行，出来必须也是 200 行，除非它明确告诉你少的那些是因为什么。少一行就停下来查，别放过。

第三句防的是静默处理。 它把 12 个空值填成了 0，表上看不出任何痕迹，而你的合计数已经错了。

把行数守恒提前成执行前的闸

上面那 3 句是事后能查。还有一个写法更省事：在它动手之前就让它报数。

执行之前先告诉我：按上面的规则，会有多少行被删除或合并，分别是因为什么。

我确认之后你再执行。

事后发现少了 153 行，你要花时间去查是哪 153 行。事前告诉你要删 153 行，你当场就知道规则写错了。

这两件事的成本差着一个数量级。

涉及批量文件的活，先看方案

这一条针对的不是一张表，是一批文件。

批量操作有一类特有的风险：你说的那个词和它理解的那个词不是一回事，而它会照着它理解的那个词把 45 个文件全动一遍。

一个真实的例子：你说「按类型分类」，你想的是餐饮、交通、住宿。它可能理解成 PDF、JPG、PNG。两种理解都合理，结果差得离谱。

所以批量文件的活，先让它出方案，别直接执行：

先给我一个整理方案，不要直接移动或修改任何文件。

方案里要写清楚：你打算按什么分类、分成哪几类、每一类的判断依据是什么、预计各有多少个文件。

敏感数据先脱敏

客户名、账号、身份证号、手机号，进对话框之前先换成代号。

这一条大部分文章会写在文末当提醒，写在文末等于没写。正确的位置是写进指令的收尾约束里，让它每次都提醒你一遍：

如果你在数据中发现身份证号、手机号、银行账号或完整客户名称，先停下来告诉我，不要继续处理。

交回来之后，9 项验收

活干完了，从这 9 项里挑跟你这次相关的过一遍：

一，行数进出对得上。 二，随机抽 3 行，用原表手工核一遍。 三，合计数跟原表的合计数对得上。 四，被删掉和被合并的那些，有没有明细可查。 五，空值和异常值是标出来了，还是被悄悄处理了。 六，日期格式统一了没有，有没有把某些行的日期理解错。 七，筛选条件里「大于」和「大于等于」有没有混用。 八，原文件动没动。 九，它有没有告诉你哪些地方它自己也不确定。

第九项经常被忽略，但它是这 9 项里唯一能主动暴露问题的一项。 前 8 项都是你去找问题，第 9 项是让它把问题送到你面前。对应的指令是这一句：

处理完之后，单独列出：你做过哪些判断是基于推测的、哪些地方你不确定、哪些地方建议我人工再看一遍。

一句话

「整理」这两个字里藏着几十个决定。

你不说，它就替你决定，而且决定得又快又自然，快到你根本来不及意识到有人替你做了决定。

这一节讲的所有东西，本质上都是同一件事：把那几十个决定，一个一个地收回到你自己手里。